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杨玉:提高管理科学化水平 助力学校双一流建设

¬——在威海校区五届五次教代会上的发言

发布日期:2019年04月17日 11:10 浏览次数:

2018年,山东大学第十四次党代会确立了六大战略和十大任务,威海校区出台了“双一流”建设行动方案,中层单位也编制了发展规划。过去的一年,是我们山东大学的工作规划部署之年,新的一年则是狠抓落实的关键一年。抓好工作落实,管理和服务质量的提升非常重要。尤其是我们威海校区,经历了35年的发展,而今进入了一体发展、内涵发展和快速发展的新的历史时期,对管理服务的要求越来越高。

什么是管理的科学化?有“科学管理之父”之称的管理学大师弗雷德里克•泰勒认为,科学管理有三个最基本的特征:一是反对经验主义,强调把握规律;二是反对个人主义,强调团结协作;三是强调整体效益,主张发挥每个人的作用。另外一位管理大师彼得•德鲁克则认为“科学管理就是有效管理”。传统管理存在三个明显的短板:时间属于别人、屁股决定脑袋、忽视对人的培养。他甚至认为这是造成一个单位管理效率不高的主要原因。而有效管理则恰恰相反,它更加关注时间管理、更加关注协同合作、更加关注对人的培养。

由此可以看出,科学管理的最终目标,就是要实现从传统管理向有效管理的转变,这种转变体现在四个维度上:一是从少数人做事向大家合力做事转变;二是从事后处理向事前预防转变;三是从粗放式管理向精细化管理转变;四是从运动式工作方式向为常态化工作方式转变。可以发现,这其中至少包含了这样几个关键词:高效、专业、合作、精细、以人为本。这应该就是我们所追求的科学管理的最高境界。也是威海校区实现“从传统管理向科学管理”转变的核心要义。

之所以谈高校管理的科学化,是基于以下三个方面的考虑,或者说三个层面的迫切需求。第一,从高等教育层面讲,科学管理是实现教育领域治理体系和治理能力现代化的迫切需求。在2018年全国教育大会上,习近平总书记要求,要深化办学体制和教育管理改革,深化教育领域“放管服”改革,充分激发和释放教育事业发展生机活力。2019年1月17日,国务院副总理孙春兰在教育部直属高校工作咨询委员会第28次会议上指出“当前高等教育改革存在着的一些问题,很多是因为管理上不去造成的”,一定“要在加强科学管理上下功夫,不断提升高等教育办学质量和发展水平”。近日,教育部把“深化管理方式改革”和“全面推进依法治教”作为第19条和第25条分别列入2019年工作要点,足见国家对“向管理要质量”的高度重视。

第二,从山东大学层面讲,科学管理是学校实现“由大到强”历史性转变的迫切需求。郭新立书记在2018年9月份的新学期会议上讲到,“跟高水平大学相比而言,我们在管理方面的差距比学术方面的差距要大得多”。尹作升书记也多次指出,一流的大学需要一流的管理。管理科学化程度不高,是目前制约我们发展的突出问题。就像木桶原理,如果管理不能实现一流,甚至成了我们的短板,将直接影响到我们的工作实效,一流大学也无从谈起。所以,就需要我们着力解决管理工作中的问题和短板,向科学化管理转变。

第三,从威海校区层面讲,科学管理是实现校区转型发展的迫切需求。当前,在强院兴校的大背景下,威海校区正处于一个关键的战略发展期,新颁布的《山东大学2019年工作要点》中,对威海校区的总体要求是:坚持内涵发展,深入实施《山东大学(威海)学习贯彻十九大精神推进“双一流”建设行动方案(2018-2020)》,推进落实“一二三”发展规划,全面提升威海校区办学水平。开学之初,郭新立书记来威海校区调研时,提出“山东大学‘由大到强’历史性转变过程中,威海校区怎么办”的命题?威海校区要想回答“郭新立书记之问”,出色完成为山东大学创建一流大学多出新亮点的任务,深化管理改革,提高管理科学化水平,也是我们转型发展阶段必须要突破的瓶颈之一。

2018年下半年,校区各学院领导班子与学校签订了新的任期目标责任书。签订完责任书之后,院长们都不约而同谈到,我们现有的办学条件、管理效能与服务水平,与新的目标对照看,还有很多不相匹配的地方。一位院长还用“前线战事吃紧,后方保障能否跟上”,来形象的描述学院和机关管理服务的关系,认为我们在管理工作中,要“尽量不说不行的理由,尽量去说能行的办法”,这就是一种新要求。2018年年底,我们在征集各院部制约单位发展的问题和困难时,总共梳理了79个需要校区层面解决的问题,其中绝大部分都是管理方面的问题。这次郭新立书记来调研,连续召开了三个座谈会,各院部、师生代表所反映的119个问题,很多也涉及管理和服务方面。可见,大家对于提高管理科学化水平充满期待。

2019年春节期间,我跟22位同事交流时,大家谈到的意见相对比较集中,我汇总梳理了一下,问题主要集中在以下八个方面(按照关注度排序):

第一个问题是管理协同问题。这个问题大家谈到的最多。有的同志认为:职能部门间工作协同的意识有待提升。部门之间还存在着统筹不足、工作重复的情况。还有的同志认为:部分职能部门与校本部对应部门的沟通交流机制还不畅通,政策方面对接不及时。有的同志还谈到:职能部门间的工作边界不清晰,扯皮推诿现象时有发生,主动担当作为的勇气不够,影响了工作开展执行、项目推进。

第二个问题是信息化建设问题。这个问题大家谈的也比较多。有的同志认为:校区的信息化建设滞后于双一流建设的迫切需要。信息孤岛现象严重,大量工作还依靠传统的学院统计、部门汇总等方式完成。还有的同志谈到:信息化建设缓慢,导致各单位业务系统相互独立,数据之间很难共享。学生座谈会上的38个问题中,有19个问题都谈到一校三地资源共享,大量的工作部署、资源共享都要依靠信息化系统来实现,但我们这方面的步子显然慢了不少。

第三个问题是管理队伍建设问题。在调查中,一些同志谈到:威海校区有些管理人员的敬业精神、专业技能、服务意识等方面存在不足。管理队伍流动少,交流锻炼和学习培训少,造成视野局限,职业倦怠,主动作为劲头不足。干部队伍结构不合理,老化现象比较严重,青年干部成长空间太小。有的同志还谈到:换届后的学院领导班子年轻有干劲,但是也存在着部分同志对工作缺乏了解、分工不太合理、管理经验欠缺的现象。还有的同志谈到:机关与院部、数量与质量之间存在结构性的矛盾。尤其是不少学院谈到管理和服务人员数量严重不足问题,制约下一步的发展。

第四个问题是制度建设问题。有的同志谈到:一些文件的废、改、立还不够及时。有的文件还仅仅是“写在本上、放在嘴上、挂在墙上”。此外,我们在工作中发现,还有一些单位存在着不遵照程序的问题,经常出现凭经验决策,对政策的把握和理解不到位、不准确。

第五个问题是管理效率问题。对此,有的同志谈到:由于层级过多、信息传递不及时、工作人员拖沓等,不能做到“件件有落实、事事有回音”,影响管理的效率。还有不少同志谈到了会议过多的问题,这也是个老大难问题,目前在一校三地办学体制机制理顺的进程中,各种视频会议数量过多的问题更突出一些,还有不少会议时间过长,参加人员也不够精准。山东省委刘家义书记要求今年的会议要减少1/3,我们也希望能够达到这个目标。

第六个问题是依法治校问题。这个问题我在调研时也有不少人涉及。有的同志谈到:一些单位决策风险意识不足,在重大事项的决策中,前期的调研和论证不充分,缺乏风险预估和法律意识,事后造成很多麻烦。比如,去年对12个教学单位主要负责人例行离任审计中,就发现有6个单位存在着以学院的名义对外签署合作协议的情况,风险意识非常弱,既不合法也不合规,造成很多的漏洞和麻烦。

此外,大家反映比较集中的还有执行力问题和精细化管理问题。

针对以上存在的这些问题,今年校区拟开展“管理服务质量提升年”活动,其工作目标确定为:以习近平新时代中国特色社会主义思想为统领,深入学习贯彻党的十九大和山东大学第十四次党代会精神,聚焦校区师生关切的突出问题,致力于建立并完善适应“双一流”建设要求的机关及直属单位管理服务工作体系。聚力“做强学科、做强学院”两大重点,全面提升校区机关及直属单位管理服务水平,把管理服务的科学化、精细化、高效化、人性化要求真正落实到日常工作中。

开展好“管理服务质量提升年”活动,要把握“四个坚持”的基本原则,即:坚持解放思想、坚持强化保障、坚持问题导向、坚持综合施策。具体的讲,有转变机关作风行动、推进依法治校行动、建设智慧校园行动、优化条件保障行动、服务民生需求行动等“五大行动”63项具体任务举措。比如,在“师生办事最多跑一趟”、减少文件和会议数量、解决科研经费“报销繁”问题、推进信息共享等方面,对作风建设提出明确目标,在加快学院更名、为学生公寓安装空调、扩大学院教学科研空间、图书馆全年无休等方面,对服务保障提出明确任务。通过这些具体行动与加强建章立制,确保“管理服务质量提升年”工作有目标、落实有措施、保障有机制。尤其在组织实施阶段,党工委(校长)办公室和机关党委等部门还要加强监督检查,通过校长信箱、机关作风意见反馈箱等形式,随时征求师生意见和建议,促进工作提升。

总之,我们希望通过管理质量提升年活动的开展,校区的管理科学化水平能有一个较大的突破,助力事业的快速发展。更重要的是,通过这样的活动,大家能够在意识上更加重视管理的科学化、精细化和人性化建设,并形成自觉。当然,冰冻三尺,非一日之寒。管理的科学化问题是一个永恒的话题,不能指望一蹴而就,需要我们高度重视并长期坚持。(作者简介:杨玉,党工委(校长)办公室主任)

 

作者:杨玉   责任编辑:戚伟良